엑셀을 사용하다가 반복되거나 번거로운 작업을 해야 할 땐 어떻게 해야 할까요?
바로 엑셀 매크로 기능을 사용하여 쉽게 작업할 수 있습니다.
엑셀 매크로 기능이란 엑셀 내에서 행해지는 작업들을 저장하였다가 손쉽게 불러와 적용할 수 있는 기능입니다.
또한 매크로 기록이라는 기능을 사용하면 반복되는 작업들을 저장하였다가 언제든지 수행할 수 있습니다.
반복되는 작업일수록 효율이 극대화되는 엑셀 매크로 기능을 사용하는 방법을 소개해드리겠습니다.
- 매크로 기능 사용하기
- 매크로 기록하기
- 버튼 또는 단축키로 매크로 불러오기
- 매크로 사용 통합문서로 저장
엑셀 매크로 기능 사용하기
먼저, 엑셀 매크로 기능을 손쉽게 사용하려면 '개발 도구'탭을 추가해야 합니다.
상단의 리본 메뉴에서 마우스 우클릭을 하면 빠른 실행 도구 모음과 리본 메뉴를 설정할 수 있는 창이 표시됩니다.
'리본 메뉴 사용자 지정'을 선택합니다.
우측 리본 메뉴 사용자 지정 탭 중에서 '개발 도구'의 체크박스를 클릭합니다.
확인을 누르면 위와 같이 리본 메뉴에 '개발 도구' 탭이 나타납니다.
매크로 기록 하기
엑셀 매크로 기록 기능을 사용하면 내가 작업한 모든 내용을 저장한 뒤 그대로 수행할 수 있습니다.
아래와 같은 데이터가 있다고 가정하고 반복되는 작업에 대해 매크로 기록 기능을 사용해보겠습니다.
먼저 위와 같은 데이터 형태에서 '폐기' 항목을 쉽게 알아보기 위해 특정 서식을 적용하려 합니다.
- 빨간색 배경
- 하얀색 글씨
- 텍스트를 굵게 표시
해당 작업을 매크로 기록 기능을 사용하여 기록해보겠습니다.
개발 도구 탭에서 매크로 기록을 클릭합니다.
매크로 기록을 클릭하면 위와 같은 창이 열립니다.
기록한 매크로 구별을 위해 매크로 이름은 '폐기 항목 구분'으로 변경한 뒤 설명에는 해당 매크로에 대한 설명을 적어보겠습니다.
항목을 다 입력했다면 확인을 클릭합니다.
※ (!!!) 매크로 기록에서 확인을 클릭하면 그 순간부터 모든 작업 행위들이 기록됩니다.
따라서 기록하고자 하는 작업 행위들만 수행해야 합니다.
▶ 기록하고자 하는 작업 행위를 순차적으로 수행
매크로 기록을 시작한 뒤 먼저 배경색을 빨간색으로 변경해보겠습니다.
두 번째로 글씨 색상을 하얀색으로 변경하겠습니다.
마지막으로 텍스트를 굵게 표시하겠습니다.
기록하고자 하는 작업을 모두 수행하였다면 '개발 도구' 탭에서 기록 중지를 클릭합니다.
▶ 매크로가 저장되었는지 확인
매크로 기록 중지를 클릭하여 기록을 마쳤다면 '개발 도구' 탭의 매크로를 클릭하여 정상적으로 저장되었는지 확인해보겠습니다.
위와 같이 매크로 기록이 완료되어 저장된 것을 확인할 수 있습니다.
버튼 또는 단축키로 매크로 불러오기
매크로 기록을 완료하였다면 이제 매크로를 불러와 사용해보겠습니다.
기록된 매크로를 사용하는 방법은 크게 두 가지가 있습니다.
- 단축키를 지정하여 불러오기
가장 많이 사용하는 방법으로 기록한 매크로를 단축키를 사용하여 손쉽게 불러오는 방법입니다.
먼저 기록한 매크로를 선택한 뒤 옵션에 들어가 바로가기 키를 변경합니다.
이때 엑셀의 기본 단축키(예 : 텍스트 굵게 표시 Ctrl + b)와 똑같이 설정할 경우 해당 단축키 입력 시 매크로 기능이 수행됩니다.
그러므로 바로가기 키의 경우 자주 사용하지 않는 단축키로 지정하도록 합니다.
단축키를 지정하였다면 해당 매크로를 수행하고자 하는 셀을 선택한 뒤 단축키를 입력합니다.
※ (!!!) 매크로 기능으로 수행된 작업은 되돌리기 기능(Ctrl + z)으로 되돌릴 수 없습니다. 매크로 실행 전 문서를 꼭 저장하도록 합시다.
선택한 셀에 저장된 매크로가 수행되었습니다.
- 버튼을 생성하여 불러오기
이번에는 개발도구 탭에서 버튼(단추)을 생성하여 매크로를 수행해보겠습니다.
먼저 '개발 도구' 탭에서 양식 컨트롤의 단추(양식 컨트롤)를 선택하여 버튼을 만들어줍니다.
버튼을 드래그하여 생성하면 위와 같이 매크로 지정 창이 표시됩니다.
조금 전 기록한 매크로를 선택한 뒤 확인을 누릅니다.
단추가 생성되었습니다. 이제 변경하고자 하는 셀을 선택한 뒤 단추 1 버튼을 클릭하면 해당 매크로를 불러올 수 있습니다.
단추 1을 선택하면 선택한 셀에 해당 매크로가 수행됩니다.
매크로 사용 통합 문서로 저장
매크로가 포함된 문서의 경우 일반 엑셀 파일 확장자와는 다르게 매크로가 사용 가능한 확장자로 저장해야 합니다.
파일을 다른 이름으로 저장한 뒤 파일 형식을 아래와 같이 변경합니다.
- Excel 매크로 사용 통합 문서 (Microsoft Excel 매크로 사용 워크시트(. xlsm)
- Excel 바이너리 통합 문서 (Microsoft Excel 바이너리 워크시트(. xlsb)
바이너리 워크시트 확장자는 일반 엑셀 파일에서 사용하는 xml 형식이 아닌 binary 형식으로 저장하는 방식으로써
xml 형식에 비해 계산 속도가 매우 빠르며 용량도 많이 줄어듭니다. 또한 매크로 기능과 VBA가 모두 지원됩니다.
따라서 매크로나 VBA를 사용하는 대용량 엑셀 파일인 경우 바이너리 워크시트로 저장하는 것이 좋습니다.
알아두면 유용한 엑셀 지식iN
2020/11/06 - [엑셀 지식iN] 엑셀의 셀 내용을 합치는 방법은?
2020/11/05 - [엑셀 지식iN] 엑셀 빈 셀 자동으로 채우는 방법은?
2020/11/02 - [엑셀 지식iN] 엑셀을 새 창으로 여는 방법은?
최근댓글